Comment faire un inventaire rapide et efficace

05 janvier 2021

Faire des inventaires ou des décomptes dans un entrepôt est une pratique courante pour vérifier avec précision les niveaux de stock et leur emplacement. Ceci est essentiel pour planifier les zones d’approvisionnement et de distribution logistique.

Dans notre article, nous passons en revue les différentes options qui existent pour faire des inventaires physiques dans un entrepôt et nous abordons les outils et les bonnes pratiques qui facilitent cette tâche.

Qu’est-ce qu’un inventaire physique et quels sont ses objectifs ?

Un inventaire est la liste ordonnée, détaillée et évaluée des marchandises qu’une entreprise stocke. Ces matériaux sont classés et évalués selon leurs caractéristiques afin qu’ils fassent partie de son patrimoine. Faire un inventaire physique dans un entrepôt consiste à comparer les stocks, leurs quantités et leurs caractéristiques à ce qui apparaît dans le registre ou le système informatique de l’entreprise à un moment donné.

Les principaux objectifs de l’inventaire sont de détecter :

  • Les produits endommagés ou périmés.
  • Le stock obsolète : soit en raison de modifications du produit lui-même, soit parce qu’il a été remplacé par un autre. Ce type de stock doit être très contrôlé, car il a un impact direct sur les coûts de stockage et occupe un espace précieux dans l’installation.
  • Les écarts dus à des erreurs humaines et du système : les premiers sont plus courants que les seconds. Plus l’opération quotidienne est organisée, moins il y aura d’écarts.
  • Les produits qui disparaissent : ce sont des pertes inconnues, généralement causées par des vols ou d’autres incidents.

Dans tous les cas, après avoir terminé l’inventaire, le responsable de l’entrepôt doit émettre un rapport qui met en évidence :

  • Les pourcentages de variation en valeur et en unités entre les registres initiaux et l’inventaire final.
  • Les différences les plus importantes trouvées et les causes pouvant être à l’origine de ces écarts.
  • Les actions proposées pour améliorer la gestion des stocks.

Principaux types d’inventaire

Si nous prenons comme base la périodicité avec laquelle le comptage des marchandises est effectué, il convient de mentionner les types d’inventaires suivants :

- Inventaire annuel :

La législation française détermine l’obligation de chaque entreprise de soumettre un inventaire annuel, c’est-à-dire un décompte global, qui coïncide généralement avec la fin de l’exercice comptable.

Ce procédé est le type d’inventaire le plus courant dans les entreprises qui n’ont pas de gros volumes de références. Cependant, avec un seul inventaire par an, il est difficile d’entreprendre l’analyse des écarts et de prendre des mesures pour les corriger à temps.

- Inventaire tournant :

Le comptage des références et des unités est effectué de manière périodique (chaque mois, chaque trimestre...) et c’est l’entreprise qui en décide. Généralement, ces décomptes sont planifiés au cours des heures ou des périodes pendant lesquelles il y a moins de mouvement de marchandises, afin d’éviter toute interférence avec le déroulement de l’activité habituelle de l’entrepôt.

- Inventaire permanent :

Le contrôle des stocks s’effectue avec un logiciel de gestion d’entrepôt. Les données de stock sont mises à jour en temps réel et le système affiche tous les mouvements sans devoir provoquer des arrêts de l’activité. Implémenter un programme présente également des avantages pour la gestion des approvisionnements, car il facilite la tâche au service des achats lors du réapprovisionnement des références.

Il est également possible d’alterner les deux types d’inventaire avec d’autres décomptes exceptionnels, lorsqu’il est nécessaire de vérifier le stock disponible dans une zone ou un groupe d’emplacements spécifiques.

Les PIE aident à dresser des inventaires permanents en contrôlant les informations liées à chaque palette
Les PIE aident à dresser des inventaires permanents en contrôlant les informations liées à chaque palette

Comment faire un inventaire physique étape par étape

Il existe des étapes incontournables à suivre pour réaliser un inventaire physique en entrepôt, quelle que soit la technologie utilisée :

1. Déterminer la méthodologie : elle dépendra du type de stock entreposé. Il faut décider quelles marchandises vont être soumises à l’inventaire et comment elles vont être quantifiées (en unités, en volume, en poids, en valeur économique…). Lors de la hiérarchisation des références à inventorier, une option consiste à utiliser la méthode ABC pour les classer par rotation, bien qu’elles puissent également être organisées par zones ou par familles de produits.

2. Préparer l’équipe d’opérateurs : l’équipe doit savoir exactement les étapes à suivre, le secteur de l’entrepôt à inventorier et comment utiliser les outils, ainsi que toute autre instruction nécessaire (par exemple, retirer le stock obsolète ou défectueux lorsqu’il est identifié).

3. Profiter des périodes creuses : il faut prendre en compte l’effet de la saisonnalité et essayer d’organiser les inventaires pendant les périodes de moindre activité, afin de limiter leur impact sur l’activité de l’entrepôt.

4. Informer les fournisseurs : l’inventaire paralyse l’activité des entrées et sorties du stock, il est donc nécessaire de le planifier à l’avance et d’en informer les fournisseurs et les clients.

5. Vérifier les outils et les ressources documentaires : cela peut sembler être une question sans importance, mais le temps consacré à la réalisation d’un inventaire doit être minime, par conséquent, les appareils et la documentation nécessaires doivent être préparés à l’avance pour éviter les problèmes de dernière minute.

De l’inventaire sur Excel aux systèmes de gestion d’entrepôt

Le résultat du décompte des stocks doit être reflété sur un support papier ou informatique, selon la taille de l’entreprise. Nous passons en revue les options les plus répandues :

1. Inventaire sur Excel ou sur papier

La réalisation d’inventaires sur papier est la version la plus élémentaire du processus et n’est viable que dans les entreprises ayant des niveaux de stock minimes. Mais, même dans ces cas, faire un inventaire sans logiciel de gestion de stocks expose l’entreprise à des problèmes qui peuvent être coûteux.

Le fonctionnement est le suivant : les opérateurs vérifient les stocks avec une liste de produits papier, il s’agit donc d’une procédure très manuelle et tendant aux erreurs humaines.

Une méthode plus évoluée est l’utilisation de modèles Excel pour faire des inventaires, car elle implique davantage d’automatisation pour pouvoir effectuer des calculs informatisés. Avec Excel, il est également possible d’installer des extensions qui collectent des données directement à partir de lecteurs de codes-barres, ce qui accélère l’envoi de données. Cependant, bien que meilleure que le papier, cette solution est également sujette aux erreurs et, à long terme, ne garantit ni l’efficacité ni la sécurité du contrôle des stocks.

Exemple de modèle pour faire des inventaires d’entrepôt sur Excel
Exemple de modèle pour faire des inventaires d’entrepôt sur Excel

2. Inventaire avec un WMS

Les systèmes de gestion d’entrepôt, ou WMS, ont entraîné un bond qualitatif en termes de précision et de rapidité des inventaires en entrepôt. Ils sont, en effet, indispensables dans les entreprises avec un grand nombre de références. Dans ces cas, la complexité des décomptes de stock est élevée et un WMS réduit considérablement la probabilité d’erreurs.

Étonnamment, selon les données du Warehousing Education and Research Council, les deux tiers des entrepôts américains utilisent encore des méthodes de gestion de stock alternatives aux WMS, y compris Excel. C’est quelque chose en vue de changer en raison des fonctionnalités offertes par les systèmes de gestion d’entrepôt.

Par exemple, Easy WMS, le WMS de Mecalux, permet de :

  • Organiser autant d’inventaires dont le gestionnaire d’entrepôt a besoin et avec les caractéristiques dont il a besoin. Par exemple, il est possible de programmer des décomptes de conteneurs (palettes, cartons...) ou d’articles spécifiques.
  • Limiter les zones de l’entrepôt dans lesquelles réaliser l’inventaire (calculs par emplacement).
  • Établir des règles de priorité pour les produits en fonction de leurs paramètres logistiques (niveau de rotation, coût unitaire, date d’expiration, numéro de lot...) pour pouvoir les sélectionner facilement et commencer l’inventaire par ceux les plus pertinents pour l’entreprise.
  • Intégrer tous les types de dispositifs de scannage, qu’il s’agisse de terminaux radiofréquences ou de systèmes de voice picking, entre autres.
  • Maintenir le contrôle maximum de l’entrepôt en activant un système d’inventaire permanent, afin que les informations sur le stock disponible soient mises à jour quotidiennement. Dans le cas d’Easy WMS, le module Supply Chain Analytics est responsable de la gestion de cet énorme volume de données.

Inventaire avec code-barres ou RFID ?

L’un des éléments qui conditionne le plus la réalisation d’un inventaire est le système d’identification, qui va du pistolet lecteur de code-barres traditionnel aux étiquettes RFID sophistiquées. Analysons ces deux options :

- Inventaire avec lecteurs de code-barres ou radiofréquence :

Le code-barres est le système d’identification le plus répandu pour son efficacité, son universalité et son faible coût de mise en œuvre. Le transfert d’informations entre le monde physique et numérique, qu’il s’agisse d’Excel ou de logiciels plus avancés, se fait à l’aide d’appareils qui scannent ces codes produits. De cette façon, il est essentiel qu’il y ait une ligne de vision directe entre le lecteur et la marchandise.

Le terminal de radiofréquence est également un lecteur de codes-barres auquel s’ajoute la possibilité de communiquer avec le logiciel de l’entrepôt à l’aide d’ondes de radiofréquence. Ainsi, l’opérateur peut recevoir des commandes et effectuer des contrôles directement au terminal, ce qui accélère la tâche.

Les terminaux de radiofréquence sont utilisés pour faire des inventaires dans les entrepôts
Les terminaux de radiofréquence sont utilisés pour faire des inventaires dans les entrepôts

- Inventaire avec des lecteurs d’étiquettes RFID :

L’implantation du système d’identification à l’aide d’étiquettes RFID (Radio Frequency IDentification) représente une énorme avancée en matière de vitesse de comptage.

Cette technologie utilise des ondes radio pour émettre et recevoir des données liées à un objet. Étant donné qu’il s’agit de puces intégrées dans un autocollant, elles stockent une plus grande quantité d’informations, qui peut être modifiée pendant le parcours du produit à travers la Supply Chain.

En ce qui concerne les tâches liées à l’inventaire, l’un des principaux avantages est qu’il ne nécessite pas de vision directe entre l’étiquette et le dispositif. Ainsi, avec un simple passage du lecteur sur le conteneur, les données sont directement chargées dans le système.

Deux des grands obstacles qui ont entravé l’implémentation massive du système d’identification RFID sont, d’une part, le prix et, d’autre part, le manque de précision. Cependant, le marché a évolué et, en 2018, le coût moyen d’un capteur IoT tel que les radio-étiquettes est 200 % inférieur à celui de 2004, selon le Manufacturing Trends Report de Microsoft.

En outre, il existe déjà de nombreuses réussites et d’études qui démontrent que la technologie a clairement amélioré la précision des lectures. Une étude menée par l’organisation GS1 et le laboratoire RFID de l’Université d’Auburn a révélé que dans 70 % des commandes analysées, l’une ou l’autre erreur a été enregistrée en raison de l’utilisation de l’identification par code-barres, face à 0,01 % seulement des commandes gérées avec la RFID.

L’importance de réaliser un bon décompte de stock

L’objectif d’un contrôle adéquat des stocks est de maximiser les profits en minimisant les coûts de stockage, sans que cela ne nuise aux niveaux de service de l’installation et en améliorant le degré de satisfaction du client.

Des technologies telles que le logiciel de contrôle d’entrepôt et l’identification RFID contribuent à une plus grande précision tout au long du processus. Cependant, il y a encore du chemin à parcourir, car il existe toujours de nombreuses entreprises qui continuent à utiliser des méthodes plus manuelles pour faire des inventaires d’entrepôt.