Un système qui synchronise facilement l'entrepôt aux agences de transport

29/09/2021

L'expédition et la livraison des commandes sont des opérations fondamentales dans la logistique e-commerce, en raison de leur impact direct sur la satisfaction du client. Comment fournir un service plus efficace et fiable ? C'est facile, en choisissant le module Préparation et gestion des expéditions multi-transporteurs de Mecalux, un logiciel doté des fonctionnalités nécessaires aux processus d'emballage, d'étiquetage et d'expédition des commandes. Grâce à cette solution, l'entrepôt communique directement avec les principaux transporteurs (dont Chronopost, UPS, DHL, TNT ou Mondial Relay), offrant ainsi, non seulement un contrôle total de l'ensemble du processus d'expédition de marchandises, mais aussi une productivité plus élevée.

L’expédition de marchandises est une étape critique en logistique, notamment pour les e-commerces. En effet, le déroulement de ce processus a des conséquences directes sur les coûts et la satisfaction du client. C'est pourquoi il doit être planifié et organisé méticuleusement.

Les entreprises travaillent généralement avec un ou plusieurs transporteurs. Pour éviter les retards et les erreurs pouvant provoquer des réclamations de la part des clients, et finalement freiner la croissance de l’activité, les processus d'emballage et d'étiquetage des commandes doivent être coordonnés avec les transporteurs.

Programme qui synchronise l'entrepôt à n'importe quelle agence de transport

Qu'est-ce que l'expédition dans un entrepôt ?

Il s’agit des différents processus réalisés avant de charger les commandes dans le camion du transporteur : de la préparation de commandes jusqu'à l’édition de la documentation destinée au transporteur, en passant par l'emballage et l'étiquetage des commandes. Pour éviter des retards de livraison, ces étapes doivent être habilement exécutées.

Une fois les commandes préparées, elles sont emballées et étiquetées. Simultanément, la documentation nécessaire au transporteur est générée : facture, assurance et détails sur le lieu de livraison. De même, le poids et les dimensions des commandes sont contrôlés afin de s'assurer qu’ils respectent les spécifications techniques du transporteur.

Les commandes sont ensuite déposées temporairement dans une zone à proximité des quais de chargement, le temps que le transporteur vienne les récupérer. Cette zone est également destinée à la personnalisation des envois (comme l’emballage en papier cadeau, par exemple) et à l’assemblage des kits ou packs (une pratique courante pour l’expédition des produits en promotion).

Afin de répondre aux besoins des clients pour les délais de livraison (24h, 48h, 3 à 5 jours ouvrés), un entrepôt e-commerce fait souvent appel à différents transporteurs. Chacun d’eux a son propre logiciel de gestion de transport pour l‘organisation des tournées de ramasses comme des livraisons, et leur suivi (autrement dit la traçabilité du transport). Une connexion automatisée entre l'entrepôt et ce type de logiciel permet de rationaliser le traitement des commandes et l'échange des informations.

Comment fonctionne le module Préparation et gestion des expéditions multi-transporteurs de Mecalux ?

Tous ces processus effectués manuellement astreignent des tâches répétitives aux travailleurs, lors desquelles ils peuvent être moins efficaces et commettre des erreurs.

C'est pourquoi le logiciel Préparation et gestion des expéditions multi-transporteurs automatise la gestion des expéditions et la communication entre l'entrepôt et ses différents transporteurs. Cette solution est une extension du logiciel de gestion d'entrepôt (WMS) Easy WMS de Mecalux, spécialement développée pour l'organisation des processus d'emballage, d'étiquetage et d'expédition.

Les opérations prises en charge par le module Préparation et gestion des expéditions multi-transporteurs sont les suivantes :

Emballage des articles composant la commande

Il s’agit de constituer les colis avec les articles qui composent les commandes. Cette opération est essentielle pour préserver l’intégrité des articles lors de l’acheminement par le transporteur.

L'emballage peut être effectué par les opérateurs depuis une zone de travail spécialement aménagée à cet effet. Ainsi, ils peuvent, par exemple, retirer les articles d'un bac, d'un convoyeur ou d'un trieur, les emballer, puis déposer les colis sur les convoyeurs ou directement dans les casiers des transporteurs.

Quel que soit le processus d’emballage, le module Préparation et gestion des expéditions multi-transporteurs guide les opérateurs en permanence, leur indiquant les articles à emballer et le nombre d'unités à réaliser. Dans le cas où le client demande des produits supplémentaires lors de la préparation de sa commande, le système indiquera aussi à l'opérateur comment procéder.

Grâce à la supervision constante de Préparation et gestion des expéditions multi-transporteurs, les opérateurs sont plus productifs dans l’emballage des commandes et peuvent même vérifier qu'il n'y a pas eu d'erreur lors la préparation des commandes.

Impression d'étiquettes et de bordereaux d'expédition

Pour pouvoir identifier et suivre précisément les commandes, chaque colis doit être correctement étiqueté.

Le module Préparation et gestion des expéditions multi-transporteurs connaît à l'avance le transporteur chargé de la livraison de chaque commande. Ainsi, il génère et imprime automatiquement une étiquette par colis, qui comporte le numéro de suivi permettant aux clients de suivre leur commande en temps réel.

La commande est prête à expédier une fois que l'étiquette a été collée sur le colis. Ensuite, le transporteur n’aura plus qu’à la scanner pour contrôler qu'il s'agit du bon colis.

Par ailleurs, Préparation et gestion des expéditions multi-transporteurs imprime un bordereau d'expédition, indiquant au transporteur le nombre exact de colis à récupérer et à livrer.

Synchronisation de l’entrepôt avec le transporteur en temps réel

Le module Préparation et gestion des expéditions multi-transporteurs est intégré aux principales agences internationales de transport : UPS, DHL, TNT, Chronopost, etc. (liste non exhaustive).

Le logiciel communique avec les différents transporteurs selon deux modes différents :

  • Hors ligne (Off-line). Préparation et gestion des expéditions multi-transporteurs d’Easy WMS génère l’étiquette de transport et le numéro de suivi, qu’il communique au transporteur avec les autres données nécessaires à la livraison.
  • En ligne (On-line). Synchronisés en temps réel, Easy WMS et le webservice, échangent les informations nécessaires à l’expédition (adresse de livraison, nombre de colis, poids, volume, etc.). Le webservice du transporteur valide la demande de transport, et retourne au WMS un numéro de suivi ainsi qu’une étiquette d’expédition à imprimer.

L'emballage a un impact direct sur la satisfaction client

Préparation et gestion des expéditions multi-transporteurs gère tous les processus de l'emballage des articles à la création du numéro de suivi

Entrepôt et transporteur synchronisés

La priorité de toute entreprise est d’atteindre un taux d'erreur lors des expéditions égal à zéro. Pour y parvenir, il faut fiabiliser les échanges d’information et respecter les normes des transporteurs quant à l'étiquetage des commandes et à la génération de documents.

L'impression automatique d'étiquettes compatibles avec les principaux transporteurs, et l'affectation d'un numéro de suivi à chaque colis se traduisent par des expéditions plus rapides et plus fiables.

Le module Préparation et gestion des expéditions multi-transporteurs de Mecalux, facilite non seulement la communication entre l'entrepôt et les différents transporteurs, mais il garantit aussi un contrôle total et automatisé de l'ensemble du processus d'expédition. Par conséquent, toutes les opérations précédant l'expédition d'une commande sont également beaucoup plus efficaces, la productivité augmente, et il est possible d’expédier plus de commandes avec moins d'efforts et sans erreur.

Les avantages du module Préparation et gestion des expéditions multi-transporteurs

  • Suivi du processus d'emballage. Encadrement et gestion du processus d'emballage des articles. Les opérateurs préparent les colis plus rapidement et surtout sans erreur.
  • Communication avec les transporteurs. Intégration des principaux transporteurs internationaux, ainsi que des agences les plus connues dans chaque pays : Colissimo et Mondial Relay en France, Bpost en Belgique ou SEUR en Espagne.
  • Contrôle total des expéditions. Tri et regroupement des commandes selon la destination ou le transporteur.
  • Gestion du numéro de suivi « tracking number ». Génération du numéro de suivi afin que chaque client puisse consulter la localisation exacte des articles achetés.
  • Hausse de la productivité. Grâce à la gestion automatisée des processus d'emballage et d'expédition des commandes, vous gagnez du temps et minimisez les erreurs, ce qui se traduit par une augmentation de la productivité.

L'expédition est une des opérations qui nécessite une planification méticuleuse

La Ruche Logistique (France)

La Ruche Logistique est un prestataire logistique de services personnalisés pour les entreprises de tous secteurs (notamment les e-commerce). L'entreprise a installé le module Préparation et gestion des expéditions multi-transporteurs de Mecalux dans son entrepôt de Créancey (Bourgogne-Franche-Comté) afin d'assurer une communication fluide et bidirectionnelle entre le transporteur et l'entrepôt, d'éviter les erreurs et les retards dans les expéditions et, en fin de compte, d'augmenter la productivité.

Grâce à Préparation et gestion des expéditions multi-transporteurs, Easy WMS communique directement avec notre transporteur pour l'informer des commandes à livrer. Par conséquent, nous avons supprimé les erreurs, et nous sommes plus productifs et plus rapides dans la préparation et la distribution des commandes.

Thomas Largeron, Directeur de La Ruche Logistique

 

Motocard (Espagne)

Motocard, chaîne de magasins spécialisés dans les équipements et accessoires pour motos, leader en Europe, a transformé son centre de distribution de Solsona (Espagne) en un véritable entrepôt omnicanal. Le module Préparation et gestion des expéditions multi-transporteurs, encadre l'emballage, l'étiquetage et l'expédition des commandes. Grâce à une communication facile avec les transporteurs choisis par Motocard (notamment SEUR et UPS), ces derniers connaissent à l'avance quelles commandes livrer lors de chaque envoi.

Avec le au module Préparation et gestion des expéditions multi-transporteurs, Easy WMS connaît à l'avance le transporteur qui prendra en charge chaque commande. Il génère et imprime donc une étiquette personnalisée dès que le colis est prêt.

Xavier Jounou, Responsable de l'entrepôt de Motocard