L'entreprise de bâtiment OHL a inauguré de nouvelles archives documentaires

Besoin d'un nouveau centre d'archives

Résultat de la fusion de trois sociétés centenaires en 1999 (Obrascón, Huarte et Lain), OHL est une référence internationale dans le secteur du bâtiment et de la gestion d'infrastructures (hôpitaux, barrages, voies ferroviaires, tunnels, aéroports, autoroutes…). Ses projets sont principalement développés en Europe, aux États-Unis et en Amérique latine.

Chaque nouveau projet que l'entreprise réalise entraîne davantage de documents à stocker en sécurité (plans, permis, bulletins de salaire…). Pour pouvoir gérer ce volume croissant de classeurs et de documents, OHL a récemment inauguré un nouveau centre d'archives documentaires de 2 000 m² à Azuqueca de Henares (Guadalajara, Espagne). Auparavant, la compagnie possédait un autre centre d'archives, mais « l’espace de stockage disponible a été épuisée », assure Felipe Clemente Calvo, responsable de la gestion documentaire d'OHL. « Le déménagement, qui s'est terminé plus tôt que prévu, a été effectué progressivement, en même temps que l'équipe technique de Mecalux lançait les nouvelles installations », ajoute-t-il.

Deux solutions de stockage

Dans ces installations, OHL gère 100 000 documents. Une bonne organisation de l'espace et des opérations est donc indispensable pour éviter tout risque d'erreurs et faciliter la localisation des classeurs au besoin. Le centre d'archives documentaires d'OHL a été divisé en deux zones. Dans chacune d'elles, Mecalux a installé une solution de stockage différente :

Rayonnages avec passerelles
Les rayonnages de picking mesurent 8,3 m de haut et sont équipés d'allées surélevées pour trois étages au total. Cette solution exploite toute la hauteur de l'entrepôt pour tripler la surface utile de stockage et, par conséquent, accueillir un plus grand nombre de documents. « De plus, elle nous a permis de gérer plus facilement les documents », souligne Felipe Clemente Calvo.

Les rayonnages pour picking offrent un accès direct, ce qui simplifie la manipulation des dossiers et, en définitive, permet d'effectuer plus rapidement les tâches de stockage. L'organisation du travail est essentielle pour exploiter au mieux l'entrepôt. Chacun des trois niveaux se voit attribuer un nombre spécifique d'opérateurs chargés du travail de stockage et de la localisation des documents nécessaires. Grâce à ce système, plusieurs opérateurs peuvent travailler simultanément.

Armoires mobiles Movibloc
Ce système par accumulation est parfait pour stocker des classeurs et des documents. En effet, il ne requiert pas beaucoup d'espace puisqu'il réduit le nombre d'allées à celles qui sont indispensables. Il est formé par des armoires montées sur des bases mobiles qui se déplacent le long de rails.

Il permet d'optimiser l'espace disponible pour offrir une plus grande capacité de stockage. De même, il est possible d'accéder directement à tous les documents en ouvrant une allée de travail à l'aide d'une manivelle pratique.

« Nous sommes très satisfaits des armoires Movibloc parce qu'elles nous ont apporté une grande sécurité », indique le responsable de la gestion documentaire d'OHL. Ces armoires sont équipées de serrures de sécurité qui empêchent l'accès de personnes non autorisées aux documents.

Felipe Clemente Calvo - Responsable de la gestion documentaire d'OHL
« L'équipe technique de Mecalux a effectué très rapidement et progressivement le montage des rayonnages avec passerelles et des armoires Movibloc. Elle a même terminé avant le délai prévu. Grâce à ces deux solutions, nous pouvons stocker tous nos documents en toute sécurité. »

Système de lutte contre les incendies

La sécurité des opérateurs et de l'entrepôt est toujours une priorité. Elle l'est encore plus dans les centres d'archives documentaires, destinés au stockage de matériel de grande importance et de valeur, facilement inflammable.

Pour cette raison et afin de garantir l'intégrité de l'installation, un système de lutte contre les incendies qui fonctionne avec des sprinklers automatiques a été installé sur le plafond du bâtiment. Ce système a une capacité de pulvérisation suffisamment efficace pour éteindre tout début d'incendie dans les plus brefs délais. De même, le plancher des différents niveaux des passerelles est perforé pour permettre le passage de l'eau.

Organisation et sécurité

Mecalux a proposé une solution adaptée aux besoins d'OHL, qui, avec une infrastructure et un investissement minimaux, a exploité au maximum la surface de stockage disponible dans son entrepôt de gestion documentaire et a augmenté la productivité.

Avec ces installations, OHL peut gérer 100 000 documents en toute sécurité et de manière efficace.

Les avantages pour OHL

• Une sécurité maximale : le centre d'archives est équipé avec un système de lutte contre les incendies très efficace, doté de sprinklers automatiques installés sur le plafond du bâtiment. De plus, la serrure de sécurité des armoires Movibloc empêche aux personnes non autorisées d'accéder aux classeurs.
• Capacité de stockage : les deux solutions de Mecalux exploitent toute la surface disponible afin de stocker davantage de documents – jusqu'à 100 000 unités.
• Une facilité maximale dans la gestion des documents : les rayonnages comme les armoires offrent un accès direct aux classeurs, ce qui aide à localiser tout document au besoin et facilite les tâches de stockage et de picking.